POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 


CORPORACIÓN VÍNCULOS
 

En cumplimiento de las disposiciones legales establecidas en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, la Corporación Vínculos presenta su política de tratamiento de datos personales. Este documento, dirigido a todos los relacionados con nuestras actividades, tiene como propósito principal proteger la privacidad, intimidad, reputación y autonomía de los individuos cuya información personal se recopila en el marco de nuestras operaciones. 

La Corporación Vínculos reafirma su compromiso con los derechos de todas las personas en lo referente al tratamiento de sus datos personales. Esto implica que nuestras acciones estarán regidas por los principios de legalidad, libertad, veracidad, finalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, confidencialidad y seguridad. 

Esta política no solo se aplica a nuestro personal interno, sino también a los datos de las personas que atendemos, a nuestros proveedores y a quienes interactúan con nosotros a través de nuestra plataforma web, incluyendo participantes en cursos, usuarios de nuestras iniciativas y servicios de atención al cliente, así como aquellos que nos contactan a través de nuestras redes sociales y participan en nuestras convocatorias laborales. 

En este sentido, todas las personas que nos proporcionen información personal, ya sea como parte de una relación laboral o de prestación de servicios, tienen el derecho de acceder, actualizar y rectificar dicha información. La transparencia y el respeto hacia los titulares de los datos son valores esenciales en nuestra política de protección de datos, y nos comprometemos a garantizar su cumplimiento en todas nuestras actividades y procesos. 

En el marco de nuestra política de protección de datos personales, queremos informarle que la finalidad del manejo de los datos entregados a la Corporación estará enmarcada, en el caso de nuestros beneficiarios, en la gestión de procesos de evaluación, análisis y caracterización, con el propósito de establecer líneas de base y diseñar estrategias de acompañamiento psicosocial, así como promover la construcción de culturas de paz. De igual manera, con respecto a la recolección de información de nuestros colaboradores y contratistas, sus datos serán tratados conforme a la legislación laboral vigente, asegurando el cumplimiento de obligaciones tributarias, protección y reportes en materia de seguridad

social y todos aquellos que deriven de la relación contractual vigente. Finalmente, en cuanto a nuestros proveedores, sus datos se utilizarán exclusivamente para fines comerciales, para regular las relaciones contractuales y para el cumplimiento de las obligaciones tributarias correspondientes. 

ACERCA DE NOSOTROS 

La Corporación Vínculos es una organización fundada en el año 2003, sin ánimo de lucro, de interés social, de derecho privado y regida por las leyes colombianas, sin ninguna vinculación a partidos políticos o religiosos. Somos una Organización No Gubernamental -ONG, que desarrolla procesos de atención psicosocial a comunidades, organizaciones y víctimas de la violencia sociopolítica en Colombia; y que fomenta la construcción de culturas de paz desde una perspectiva psicosocial, sistémica y construccionista social. 

Por más de 20 años hemos venido trabajando en la promoción de los derechos de las víctimas del conflicto armado y en la creación de culturas de paz, en particular en la recuperación emocional y la mitigación de los daños de distintos hechos de violencia, a través de la implementación de procesos de atención psicosocial y terapéutica, el fortalecimiento de redes sociales, la incidencia en políticas públicas sobre el tema de atención psicosocial y en salud integral a víctimas del conflicto armado, a través de los años nos hemos consolidado como referentes en el desarrollo de estrategias de formación con agentes sociales, líderes y lideresas comunitarias, comunidades y funcionarios públicos en herramientas para la atención psicosocial y el cuidado emocional en diferentes regiones del país. 

Datos de identificación: 

Corporación Vínculos 
NIT 830.120.252-5 

Datos de contacto: 
Dirección: Calle 44 # 8 – 77 Bogotá -Colombia // Of. 401 
PBX: +57 601 805 2180 
Sitio web: http://corporacionvinculos.org/ 
E-mail: administracion@corporacionvinculos.org 

ÁMBITO DE APLICACIÓN 

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la entidad cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

NORMATIVA APLICABLE 

  • Constitución política, artículo 15 de 1991 – Derechos fundamentales de todas las personas que tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, así como de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos.
  • Acto Legislativo 2 de 2003 – Modifica el artículo 15 de la Constitución Política. Ley 1266 de 2008 – por el cual se dictan disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 1727 de 2009 – por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información, deben presentar la información de los titulares de la información
  • Decreto 2952 de 2010 – por el cual se reglamenta los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012 – por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
  • Decreto 1377 de 2013 – por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
  • Decreto 886 de 2014 – por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Base de Datos.
  • Decreto 1074 de 2015- por medio del cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del sector comercio, industria y turismo.
  • Decreto 090 de 2018 – por el cual se reduce el universo de personas jurídicas a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos.

DEFINICIONES 

  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de propiedad de Corporación Vínculos, se detallan en la sección VI de las presentes políticas.
  • Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Corporación Vínculos, que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
  • Autorización: Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que Corporación Vínculos, o sus Encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.
  • Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen Corporación Vínculos, o los Encargados del Tratamiento por cuenta de Corporación Vínculos., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012. Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del

Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de Corporación Vínculos. 

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES 

Los datos personales de cooperantes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, estudiantes que se encuentran realizando sus prácticas o que hayan sido practicantes, así como beneficiarios y demás personas participantes en las actividades de la Corporación Vínculos, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades: 

GRUPOS DE INTERÉS 

  • Cooperantes: Corporación Vinculos, usará la información que suministre para: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con Corporación Vínculos., respecto de cualquier proyecto ofrecido por ella, respecto de cualquier relación subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y realizar análisis de riesgo; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la población y cualquier tercero con el cual la entidad posea un vínculo contractual de cualquier índole; 4. Dar a conocer, transferir y/o transmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube; 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, prestación de servicio técnico, inteligencia de negocios, verificación, consulta y control, implementación de procesos de construcción de culturas de paz, así como cualquier otra relacionada con el interés social actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la entidad; 6. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. 
  • Proveedores, contratistas y/o empleados y ex empleados: Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
    Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas. 
  • Menores de 18 años: Cuando realice tratamiento de datos de menores de edad y adolescentes, siempre responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales, se realizará dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal. Esta información se autorizará por medio de un apoderado, quien ejercerá el derecho de habeas data del menor, siempre que se adjunte un poder especial o general. Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular, sin que esta aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

DERECHOS DE LOS TITULARES 

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de Corporación Vínculos, tienen los siguientes derechos: 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • El tiempo de almacenamiento de la información tendrá un máximo de 10 años. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Corporación Vínculos, salvo cuando se exceptúa expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por Corporación Vínculos, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud. Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de Corporación Vínculos, y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
  • Acceder en forma gratuita una vez al mes, a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

Los derechos podrán ser ejercidos por: 

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la entidad.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. El representante y/o apoderado titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento

Derechos de los niños niñas y jóvenes 

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y jóvenes. 

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y jóvenes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: 

  • Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y jóvenes. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y jóvenes. 

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y jóvenes respecto al tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y jóvenes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y la protección de su información personal y la de los demás. 

DEBERES DE LA CORPORACIÓN VÍNCULOS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

La Corporación Vínculos reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas y en consecuencia, que ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, la Corporación Vínculos utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por el titular o por las normas vigentes. 

En el tratamiento y protección de datos personales, la Corporación Vínculos tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia: 

  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta o comunicar lo pertinente Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas acreditadas para tener acceso a ella.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR 

La Corporación Vínculos requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley, que son: 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
  • Datos de naturaleza pública
  • Casos de urgencia médica o sanitaria
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas

Manifestación de la autorización 

La autorización a la entidad para el tratamiento de los datos personales será otorgada por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios físicos o digitales que le ponga a disposición la Corporación Vínculos. 

Medios para otorgar la autorización 

La Corporación Vínculos obtendrá la autorización mediante un documento físico o correo electrónico, el cual permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 

La autorización será solicitada por la Corporación Vínculos de manera previa al tratamiento de los datos personales. 

Así mismo, la organización podrá solicitar a las personas, por medio de un formato institucional de consentimiento informado, diligenciado de forma física o digital, su autorización para realizar determinadas actividades relacionadas con el manejo de la información, como: La recolección de datos personales; la realización de grabaciones o fotos; el uso de la información para fines específicos relacionados con su misionalidad. 

El consentimiento informado debe ser libre, expreso e informado. La organización debe proporcionar a las personas toda la información necesaria para que puedan tomar una decisión informada sobre si otorgan o no su consentimiento. 

Los formatos diligenciados deberán contar con una copia digital almacenada en el servidor institucional, de acuerdo con la Política de manejo de la información y seguridad digital. 

AVISO DE PRIVACIDAD 

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la Corporación Vínculos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

El aviso de privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. Los derechos del titular
  • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los caso, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información
  • El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS 

La Corporación Vínculos garantiza el derecho de consulta proporcionando a las personas que ejerzan este derecho toda la información contenida en su registro individual o relacionada con la identificación del Titular. 

El responsable de atender las solicitudes relacionadas con los derechos de los titulares será la Administración o la dependencia que haga sus veces; quien será la encargada de recibir, procesar y canalizar las diferentes solicitudes recibidas. Estas solicitudes serán remitidas a la dependencia respectiva encargada del tratamiento de datos. Una vez recibidas estas comunicaciones, dichas dependencias asumirán la función de protección de datos personales y deberán gestionar las solicitudes de los titulares de acuerdo con los términos, plazos y condiciones establecidos por la normativa vigente en materia de protección de datos personales, que incluyen los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria. 

Para atender las solicitudes de consulta de datos personales, la Corporación Vínculos garantiza la disponibilidad de medios de comunicación electrónica y telefónica, así: 

Dirección: Calle 44 # 8 – 77 Bogotá -Colombia // Of. 401. 

Teléfono: (57+1) 805 2180. 

Formulario de PQR en sitio web: http://corporacionvinculos.org 

Correo electrónico: administracion@corporacionvinculos.org 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Ante la imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

Así mismo Vínculos garantiza el derecho de reclamo para la corrección, actualización o supresión en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas: 

  • Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se adjunten los documentos sobre los que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Recibida la reclamación de forma completa, se incluirá en la base de datos que mantiene Corporación Vínculos, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Corporación Vínculos, señalados en el aparte de procedimiento de consultas y reclamos y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información: 

  • Nombre del titular, domicilio y medio de contacto para recibir la respuesta, como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  • Documentos que acrediten la identidad del solicitante o de su representante. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La Corporación Vínculos tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta: que la Corporación Vínculos, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho. 

Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a la Corporación Vínculos, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: 

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. 
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Corporación Vínculos. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la Corporación Vínculos debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. 

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre se deberá contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular, que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia se realiza únicamente a terceros con quien la Corporación Vínculos tenga una relación contractual, comercial y/o legal. 

La Organización solo podrá transferir datos personales a países que ofrezcan un nivel de protección de datos equivalente al establecido en la Ley de Protección de Datos Personales. En caso de que la transferencia se realice a un país que no ofrezca dicho nivel de protección, la Organización deberá adoptar las medidas de seguridad adicionales necesarias para garantizar la protección de los datos personales. 

IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA:

  • Base de datos de caracterización y registro de atención psicosocial y procesos de seguimientos a beneficiarios.

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Guardar toda la información relacionada con los beneficiarios de los proyectos, que deben estar en el Servidor – Atención. 

Período de vigencia: Indefinida 

  • Base de datos de beneficiarios (Listas de asistencia)

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Recoger los datos básicos de los asistentes a los talleres de los proyectos. 

Período de vigencia: Mientras dura el proyecto en el servidor 

  • Base de datos de actas o ayudas memorias

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Guardar los compromisos y detalles de la reunión con otras entidades o como con la comunidad. 

Período de vigencia: Mientras dura el proyecto en el servidor 

  • Base de datos de registro fotográfico

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Guardar las fotos de cada una de las actividades del 

proyecto 

Período de vigencia: Mientras dura el proyecto en el servidor 

  • Base de datos de consentimientos informados

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Son permisos de autorización para participar en los proyectos, como el uso de imagen. 

Período de vigencia: Mientras dura el proyecto en el servidor 

  • Base de datos de proyectos

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Se guarda los proyectos, los informes de los proyectos, el marco lógico, los presupuestos, entre otros de los proyectos 

Período de vigencia: Mientras dura el proyecto en el servidor 

  • Base de datos de proveedores

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Facturación, contratación, análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. 

Periodo de vigencia: Retiro del contacto, duración de la relación contractual y deber legal. 

  • Base de datos de Talento Humano

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado) 

Finalidad: Relación laboral. Prestación de servicios, comunicaciones de ley al personal. Acceso a beneficios por bienestar laboral. 

Período de vigencia: Retiro del empleado, duración de la relación contractual y deber legal frente a ex empleados. 

  • Base de datos de registros en página web y formularios de inscripción Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales mixto (Manual y automatizado)

Finalidad: Registro a cursos, espacios académicos o formativos, encuentros e iniciativas. Prestación de servicios, elaboración de piezas y mensajes de comunicación institucional, análisis y evaluación de tráfico en canales digitales. Período de vigencia: Mientras dura la documentación en el servidor. 

RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

La Corporación Vínculos será la responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales. 

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS 

Las presentes políticas rigen a partir del 01 de marzo de 2018 y fueron actualizadas en marzo del 2024. 

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los beneficiarios y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la entidad. Las autorizaciones sobre los datos de los beneficiarios y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un vinculado activo de la Corporación Vínculos, no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad. Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva

autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la entidad y los titulares. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web: http://corporacionvinculos.org o email: administracion@corporacion.org Correo electrónico enviado a los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la entidad. 

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. 

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MARIANA SÁENZ URIBE 
Representante legal 
Corporación Vínculos 
Marzo 2024